Інструменти забезпечення та синхронізації бізнес-процесів

Сьогодні більшість керівників підприємств розуміють, щоб мати можливість успішно боротися з конкурентами і підтримувати певний рівень конкурентоспроможності, необхідне справді революційне оновлення і модернізація всіх аспектів діяльності: підвищення якості продукції, зниження витрат, скорочення часу освоєння нової продукції і поліпшення обслуговування споживачів. Для цього вони намагаються упроваджувати всілякі новини для реорганізації діяльності. Необхідні зміни упроваджуються за допомогою перетворення бізнес-процесу і організаційної структури компаній, шляхом застосування системного підходу до управління інформаційними технологіями.

Експерт з питань управління Майкл Хаммер (Michael Hammer), який очолив рух оновлення бізнес-процесів та визначив його оновлення (Reengineering). Оновлення – це «фундаментальний перегляд і радикальне перепроектування бізнес-процесів для досягнення істотного поліпшення основних показників їх ефективності, таких як вартість, якість, обслуговування і швидкість» [15, с.75].

В наші дні досить швидкими темпами зростає важливий інтерес до оновлення бізнес-процесу в глобальному масштабі. Не дивлячись на те, що більшість компанії, як правило, рідко використовують термін оновлення (реінжиніринг), для опису радикальних змін своїх процесів, вони надзвичайно зацікавлені в розвитку нових та раніше впроваджених процесів з використанням нових інформаційних технологій. Все це пов'язано із застосуванням семи нових правил ведення справ, які зачіпають такі аспекти, як: хто повинен виконувати роботу, де і коли вона повинна виконуватися, як ефективніше проводити збір і об'єднання інформації і т.д. [15, с.79].

Принципи оновлення бізнес-процесів:

1.            впроваджувати процедуру обробки інформації в ту роботу,  в ході

якої ця інформація збирається. Персонал, що займається збором інформації, повинен її обробляти, що дозволяє усунути необхідність в іншій групі по перевірці і обробці інформації і значно скорочує вірогідність помилки;

2.            сприймати географічно розподілені ресурси, як централізовані

сучасні інформаційні технології дозволяють реально об’єднати  децентралізовані операції з централізованим управлінням, що дає можливість окремим організаційним одиницям паралельно виконувати операції одного і того ж завдання і поліпшити при цьому загальний контроль над діяльністю компанії.

3.     об'єднувати паралельні види діяльності, а не їх результати;

4.     ухвалювати рішення в ході робіт і вводити контрольні точки в сам

процес. Процес прийняття рішень має бути частиною процесу виконання роботи. Сьогодні це можливо завдяки використанню спеціальних технологій;

5.    організувати досягнення результатів, а не виконання завдань. Декілька спеціалізованих завдань, які раніше виконувалися різними людьми, слід об'єднувати в єдине завдання.

Одержувати інформацію тільки один раз із одного джерела. Інформацію потрібно збирати (і реєструвати) в електронній інформаційній системі компанії тільки один раз безпосередньо з джерела, де вона створюється. Такий підхід дозволяє уникнути введення помилкових даних і дорогих повторних введень інформації [15, с.150].

Перераховані вище принципи оновлення бізнес-процесу засновані на загальній платформі новаторського використовування інформаційних технологій. Проте для створення нового процесу і постійних покращень творчого застосування цих технологій недостатньо.

Незалежно від того, наскільки правильно спроектовано процес, він здійснюється людьми. Дослідження А. Барлетта, і С. Гошала, присвячене бізнес-культурі працюючих в ряді компаній, що досягнули значних успіхів в сфері оновлення бізнес-процесу, показали, що ці фірми створили культуру персоналу, мають наступні чотири характеристики: дисципліна, підтримка, довіра і напруга. [16, с. 101].

Важливо зробити наголос на власне оновлення процесу, оскільки, для оновлення процесу необхідний певний новаторський підхід.